Een positieve verandering van documentbeheer in de bouw: van papier naar digitaal

Een bouwbedrijf heeft te maken met heel veel documenten. Er komt namelijk heel veel kijken bij een bouwproject. Je vraagt je misschien af of er echt zoveel documenten gemoeid zijn bij zo’n project; het antwoord is ja! Deze documenten moet je onder andere bewaren: contracten, bouwvergunningen, bouwtekeningen, specificaties, werknemers documenten, onderaannemingscontracten, werkorders, budgetten en kostenramingen, veiligheidsdocumenten, wijzigingsopdrachten, kwaliteitsborgingsdocumenten, vergaderingsnotulen, opleveringsdocumenten, verzekeringsdocumenten, foto’s en video’s, communicatie en documenten met daarin de materialen en specificaties. Zoals je ziet is dit nogal wat om fysiek te bewaren. Gelukkig kan het nu ook digitaal.

Het aantal documenten ligt aan het soort bouwproject

Geen enkel bouwproject is hetzelfde en dus ook het aantal documenten dat je per project nodig hebt niet. Feit blijft wel dat je alles correct moet bewaren en dat je documenten makkelijk terug moet kunnen vinden. Daarnaast heb je waarschijnlijk meerdere projecten naast elkaar lopen. Dat betekent dus twee, drie of misschien wel vijf keer zoveel documenten die je moet bewaren. Vroeger hadden we geen keus: alles stond op papier en moest in mappen bewaard worden. Documenten delen met het team ging een stuk moeizamer dan vandaag de dag. Tegenwoordig hebben we bouwsoftware waarin we digitaal al deze documenten kunnen beheren, aanpassen en delen. Dat scheelt een hoop zoekwerk en het bewaren wordt zo een stuk makkelijker.

Wat kun je allemaal met een document management systeem?

Een document management systeem (ook wel dms systeem genoemd), is een belangrijke tool die organisaties veel mogelijkheden biedt om documenten te beheren. Je kunt namelijk documenten categoriseren, zodat je deze makkelijk terug kunt vinden. Dit systeem wordt live , zodat je áltijd de meest actuele documenten in kunt zien. Je kunt ook toegangsrechten instellen, zodat je zelf kunt bepalen wie wel en wie niet bepaalde documenten in mogen zien en mogen bewerken. Dat is ideaal, want op deze manier kun je gevoelige informatie goed beschermen. De samenwerking wordt hierdoor ook beter, omdat alle teams direct de juiste informatie die voor hen van belang is in kunnen zien. Dat scheelt weer over en weer bellen en mailen. Het mooiste is dat je dit systeem kunt integreren met andere systemen binnen het bedrijf, zodat alles automatisch gesynchroniseerd wordt.

Je kunt je bedrijf makkelijker opschalen

Dankzij dit soort systemen is het dus veel makkelijker om je bedrijf op te schalen. Er wordt namelijk veel werk uit handen genomen, je bent geen tijd meer kwijt aan zoeken tussen al die losse papieren én de samenwerkingen tussen de verschillende teams gaan vloeiender. Al deze aspecten samen zorgen ervoor dat je meer projecten kunt aannemen, meer teams kunt aansturen en zo meer omzet kunt draaien. Als het jouw ambitie is om een succesvol bedrijf te runnen, zijn zulke document management systemen onmisbaar. Het scheelt je veel kopzorgen en je kunt professioneler opereren.